Hlavné funkcie rezervačného systému

• Individuálne rezervácie

  Používajú sa u športov ako je tenis, bedminton, squash, bowling, beach volejbal, ďalej u športovej a multifunkčnej haly a ihriska, masážneho centra, sauny a pod. Užívatelia si rezervujú z voľných časov športoviska. Systém umožňuje nastavenie rôznych cenových pásiem (iné ceny dopoludnia a popoludní), výhodnejšie ceny u dlhších rezervácií, objednávku šatne, náradia a doplnkových služieb. V administrácii sú rezervácie graficky odlíšené, s možnosťou individuálneho zafarbenia podľa zákazníkov alebo stavu rezervácie.

• Rezervácie skupinových lekcií

  Každá lekcia môže mať ľubovoľný počet miest a tiež miesta pre náhradníkov. Ak sa uvoľní miesto pre náhradníka, systém automaticky pošle náhradníkovi SMS a e-mail s informáciou o uvoľnení miesta. Rezervačný systém sleduje minimálnu kapacitu. Ak sa nedostaví dostatočný počet osôb, systém odošle správu všetkým prihláseným vrátane inštruktora.
  Užívateľ má možnosť prepínať medzi rozvrhom – kalendárom (predvolené) a rozvrhom podľa grafických štítkov, kde si pohodlne vytriedi a zobrazí, čo ho najviac zaujíma – napríklad workshopy alebo lekcie v angličtine.

• Uzavreté kurzy

  V systéme je možné zakladať uzavreté kurzy, ktoré prebiehajú pravidelne, napr. týždenne. Užívateľ sa potom prihlási na celý kurz, napr. na 10 termínov naraz. Ak sa odhlási z jedného termínu kurzu, môže dostať náhradu, ktorú si má možnosť vyčerpať na inom kurze alebo jednorazovej lekcii.

• Videá *novinka*

  Videá je možné nahrávať:
  a) k lekcii - vopred natočené video alebo živé vysielanie na Zoom, Youtube, Vimeo či z inej služby (video si užívateľ spustí priamo u lekcie v systéme),
  b) ku kreditu (členstvu) - vopred natočené videá si nahráte pod zložku / zložky a tieto priradíte ku kreditu alebo k permanentkám.

• Evidencia detí a detské lekcie

  Systém umožňuje založiť detské lekcie. Na tieto lekcie rezervujú rodičia svoje deti, ktorých mená si môžu uložiť do systému. Okrem mena je možné evidovať aj ďalšie údaje, napríklad vek dieťaťa, zdravotné obmedzenia a pod.

• Zľavové kódy / vouchery

  Môžete si nastaviť vlastné zľavové kódy a zadať ich platnosť. Po zadaní správneho kódu obdrží užívateľ zľavu na rezerváciu. Zľavy je možné zadať percentuálne alebo čiastkou.

• Predaj tovaru a vedenie skladu

  V systéme si môžete založiť produkty (nápoje, cvičebné pomôcky a pod.) a tie predávať klientom. Predaj je možný v hotovosti alebo jednoducho strhnete klientovi sumu z kreditu. Rezervačný systém umožňuje jednoduchú evidenciu skladu. Všetky predaje sú evidované a môžete si ich zobraziť v pokladnici.

• Prehľady a štatistiky

  V systéme nájdete rôzne prehľady, napríklad novo vložené rezervácie, stornované rezervácie, nezaplatené kurzy, nevyčerpané náhrady, odcvičené lekcie inštruktorov a ďalšie. V prehľade pokladne potom nájdete kompletné denné tržby zo zaplatených rezervácií, predaných permanentiek a tovaru. Všetky prehľady je možné exportovať do XLS formátu.

• Vyúčtovanie pre inštruktorov

  iSport ponúka prehľadné vyúčtovanie odcvičených lekcií podľa inštruktorov s možnosťou exportu do XLS formátu. Ak Vám naše základné vyúčtovanie nebude stačiť, pripravíme Vám vyúčtovanie na mieru podľa Vašich výpočtov.

• Databáza užívateľov

  Registrovaní užívatelia môžu nazerať do svojich rezervácií a permanentiek / kreditu a vykonávať storno rezervácií. Storno rezervácií sa riadi storno podmienkami, ktoré si môžete v systéme nastaviť. Registrovaných užívateľov možno rozdeliť do skupín. Každá skupina môže mať iné podmienky pre rezervácie a odlišné ceny. Napríklad členovia klubu budú mať výhodnejšie ceny a prípadne možnosť väčšieho počtu rezervácií do budúcna.

• Registrácia a prihlasovanie cez sociálne siete

  Užívateľ sa môže registrovať a hlásiť do systému cez Facebook alebo Google.

• Členstvo vo fitness centre

  U užívateľov môžete evidovať zakúpenie členstva a čas jeho platnosti. Členovia majú zvyčajne zvýhodnené ceny alebo možnosť prednostnej rezervácie.

• Narodeniny

  Pripravte si e-mail s narodeninovým prianím. iSport sa postará, aby bolo želanie doručené v deň narodenín klienta. Navyše môžete spojiť želanie napríklad s narodeninovým kupónom na zľavu vo Vašom športovom centre.

• Ochrana osobných údajov (GDPR)

  Užívatelia sú oboznámení so spracovaním osobných údajov a môžu dať súhlas so zasielaním newslettera. Systém tento súhlas zaeviduje vrátane informácie, kedy a kým bol súhlas udelený.

• Evidencia doplnkových služieb

  Pre jednotlivé športy alebo cvičenia je možné nastaviť doplnkové položky (služby), tzv. parametre. Napríklad pri tenise je to evidencia zapožičania rakety a loptičiek, u športovej haly výber športovej aktivity v hale, u masáží si je takto možné vybrať konkrétny druh masáže.

• Prepojenie obsadenosti u multifunkčnej haly

  V prípade viacúčelových športových hál, kde sa využíva nielen celá plocha, ale aj časť hracej plochy, napr. 1/2 haly (v závislosti od druhu športu), je možné nastaviť prepojenie obsadenosti. Keď si niekto zarezervuje 1/2 hracej plochy napr. pre bedminton, automaticky sa obsadí celá hala a nie je už možné rezervovať celú plochu. Funguje to samozrejme aj opačne: keď si niekto rezervuje celú halu, zneprístupní sa možnosť rezervácie oboch polovíc haly.

• Permanentky

  V rezervačnom systéme je možné založiť permanentky na rôzne cvičenia. U každej permanentky je možné nastaviť jej platnosť. Pred vypršaním platnosti systém odošle užívateľovi upozornenie.
  Pri rezervácii dochádza k automatickému odpočítaniu hodnoty z permanentky. Ak užívateľ stornuje rezerváciu a dodržal storno podmienku, je mu hodnota rezervácie vrátená. Všetky pohyby na permanentke sú zaznamenávané v histórii permanentky, do ktorej môžu nazerať obsluha aj užívateľ. Permanentku je možné kedykoľvek zakúpiť online pomocou platobnej karty, bankovým prevodom alebo v hotovosti u obsluhy.

• Typy podporovaných permanentiek

  Systém umožňuje evidovať 4 základné typy permanentiek:

  Kredit – odpočítava sa vždy suma za rezerváciu. Užívatelia si kredit navyšujú / dobíjajú.
  Vstupové – najčastejšie sa používajú pre skupinové cvičenia. Za jednu návštevu / rezerváciu sa odpočíta jeden vstup.
  Časové – používajú sa pre športy, u ktorých je potrebné evidovať dĺžku rezervácie. Systém odpočítava z permanentky čas rezervácie.
  Neobmedzené – užívatelia čerpajú rezervácie neobmedzene až do vypršania platnosti permanentky.

• Online platby a automatické párovanie platieb

  Systém umožňuje prijímať platby od užívateľov online pomocou platobných brán ComGate, GoPay, Stripe, PayPal alebo bankovým prevodom. Ak si prevádzkovateľ založí bankový účet vo Fio banke, je možné automatické párovanie prijatých platieb.

• Fakturácia

  Faktúry sú vystavované na základe prijatých platieb za permanentky, kredit alebo rezervácie. Faktúry je možné stiahnuť v PDF formáte. V prípade, že používate fakturačný softvér POHODA alebo ABRA FlexiBee, môžete si faktúry vyexportovať do účtovníctva.

• Práva obsluhy a administrátorov

  Môžete si nastaviť rôzne oprávnenia pre obsluhu systému či trénerov. V iSporte rozlišujeme dve základné úrovne, ktoré si môžete prispôsobiť:
  Administrátor – plné oprávnenie
  Obsluha – obmedzené práva dostačujúce pre bežnú prevádzku a odbavenie klientov

• E-maily a SMS

  Obsluha môže užívateľom zaslať e-mail alebo SMS správu, napríklad pri zmene termínu či zrušení lekcie.
  Systém tiež odosiela SMS a e-maily automaticky, a to v týchto prípadoch:
  - uvoľnenie miesta pre náhradníka u cvičenia,
  - zrušenie lekcie z dôvodu nenaplnenej kapacity,
  - upozornenie na blížiaci sa termín rezervácie.
  Texty zasielaných e-mailov a SMS správ si môžete sami upravovať.

• Dlhodobé a pravidelné rezervácie alebo udalosti

  Máte pravidelné rezervácie, ktoré sa opakujú po celý rok? Organizujete turnaje každú sobotu? Potom uvítate možnosť pravidelných rezervácií. Zvolíte si termín, čas, deň v týždni a necháte systém iSport vygenerovať rezervácie napríklad na rok dopredu. Funguje to aj opačne: ak tieto rezervácie už nechcete mať v systéme, môžete si ich všetky naraz vymazať.

• Cenové hladiny

  Túto funkciu využijú všetci, ktorí potrebujú nastaviť iné ceny pre VIP klientov či pre členov športového klubu. Po prihlásení do rezervačného systému sa užívateľovi zobrazia ceny, ktoré má priradené.

• Neospravedlnené absencie

  Ak užívateľ nepríde bez ospravedlnenia na lekciu, môžete túto rezerváciu označiť ako "zákazník neprišiel". Rezervačný systém vedie zoznam neospravedlnených rezervácií a keď si užívateľ založí rezerváciu, obsluha bude upozornená na predchádzajúcu neospravedlnenú absenciu. V prípade ich väčšieho počtu možno užívateľa automaticky zablokovať.

• Newsletter (hromadné odosielanie e-mailov)

  Je skvelým pomocníkom pre oznamovanie rôznych akcií a noviniek v športovom centre. Prevádzkovateľ môže odosielať hromadné e-maily všetkým alebo len vybraným klientom. K e-mailu je možné pripojiť prílohy. Samotný e-mail je graficky spracovaný a s logom športového centra. Každý príjemca e-mailu sa môže kedykoľvek odhlásiť z odberu.
  Ak používate pre odosielanie newsletteru MailChimp, systém Vám bude automaticky aktualizovať databázu kontaktov v MailChimpe.

• Dotazníky spokojnosti

  Dotazníky spokojnosti využívajú prevádzkovatelia skupinových cvičení ako spätnú väzbu. Táto služba umožňuje poslať cez e-mail užívateľom odkaz na dotazník s prednastavenými otázkami. Dotazníkov je možné používať aj niekoľko súčasne. Prevádzkovateľ si zobrazí výsledky prieskumu v administrácii vrátane štatistiky a prehľadu jednotlivých odpovedí.

• Oznamovanie a spätné potvrdzovanie nových rezervácií

  Systém iSport dokáže pracovať v dvoch režimoch: bez spätného potvrdzovania – každá nová rezervácia je oznámená obsluhe a je považovaná za schválenú, alebo so spätným potvrdením e-mailom – každá nová rezervácia čaká na schválenie obsluhou.
  U spätného potvrdzovania rezervácií je automaticky odoslaný e-mail zákazníkovi s potvrdením. V prípade, že rezerváciu z nejakého dôvodu odmietnete, systém pošle zákazníkovi e-mail, v ktorom môžete uviesť dôvod odmietnutia rezervácie.

• Last-minute zľavy

  Ak nemáte využitú plnú kapacitu Vášho zariadenia, je pre Vás vhodný modul last-minute zliav. Jednoducho do systému zadáte last-minute ceny a zároveň zvolíte, kedy a za akých podmienok sa tieto špeciálne ceny budú aktivovať.

• Označenie udalostí, turnajov, akcií

  Túto funkciu môžete využiť iba u individuálnych rezervácií (bowling, tenis...). Založte si udalosti, aké potrebujete, a priraďte im farbu, prípadne aj ikonu. Rozlišujeme tri typy udalostí:
  - udalosť s možnosťou rezervácie – na túto udalosť sa môžu užívatelia rezervovať,
  - udalosť bez rezervácie – u tejto udalosti nie je povolená rezervácia (napríklad uzavreté turnaje, údržba ihriska a pod.),
  - udalosť s výhradným právom – na túto udalosť sa môžu rezervovať iba určití užívatelia (napr. členovia športového klubu).

• Pozvanie ďalších hráčov

  Tenisoví hráči môžu pozvať ďalších hráčov z klubu alebo hostí. Ich mená uvedú k rezervácii. Pozvaní hráči dostanú e-mailom pozvánku s prehľadom rezervácie.

• Vysoká variabilita a grafické prispôsobenie

  Rezervačný systém vždy pripravíme do farieb a dizajnu Vášho webu. Časovú jednotku v schéme je možné nastaviť na hodiny, polhodiny, štvrťhodiny atď., systém iSport vie pracovať s ľubovoľnými časovými intervalmi. V administrácii systému nájdete desiatky nastavení. Radi Vám pomôžeme s optimálnym prispôsobením rezervačného systému pre Vašu prevádzku.

Možnosti využitia systému

Ukážky administrácie rezervačného systému